Jaarlijkse externe audits vragen veel van de organisatie en het team. Het blijft spannend, iemand van buiten die meekijkt met hoe jullie werken en daarover oordeelt, zowel voor de organisatie als de individuele medewerker. Op het moment dat je dacht het weer achter de rug te hebben, blijkt dat er sprake is van een (kritische) tekortkoming. Wat betekent dit en hoe nu verder?
Definitie
Er is een verschil tussen een kritische tekortkoming en een tekortkoming:
Bij een kritische tekortkoming is er sprake van een afwijking in het kwaliteitsmanagementsysteem:
- Waardoor de organisatie niet meer aan wet- en regelgeving voldoet, en/of
- Waardoor de organisatie niet meer aan de eigen doelstellingen kan voldoen, en/of
- Waarbij het systeem niet meer effectief is en de PDCA cyclus niet meer loopt
Bij een tekortkoming is er ook sprake van een afwijking in het managementsysteem maar leidt dit (nog) niet tot een van bovenstaande consequenties en is er geen sprake van impact op de patiëntenzorg. Maar wanneer de afwijking niet tijdig beheerst wordt, kan hier op termijn wel sprake van zijn.
Impact
In geval van een (kritische) tekortkoming zal het certificaat niet direct verkregen of verlengd worden. Dit heeft impact. Veel klinieken zijn verplicht om over het certificaat te beschikken, bijvoorbeeld op basis van contracten met zorgverzekeraar of met samenwerkingspartners.
Hoe nu verder?
Uit de definities blijkt al dat een kritische tekortkoming zo snel mogelijk opgelost moet worden. Bij een tekortkoming is doorgaans iets meer tijd beschikbaar. Echter dient ook die beheerst te worden, om erger te voorkomen.
Voor de meeste normen geldt dat kritische tekortkomingen binnen drie maanden na de audit aantoonbaar verholpen dient te zijn. Meestal vindt hiervoor een extra audit plaats. Voor tekortkomingen krijgt de kliniek meestel zes maanden of tot de eerstvolgende audit nadat aantoonbaar is gemaakt hoe de kliniek de tekortkoming gaat verhelpen.
Drie maanden is kort. Een kritische tekortkoming krijg je niet zomaar. Wanneer hiervan sprake is, is er doorgaans al heel wat aan de hand. Voor een oplossing zullen alle zeilen bijgezet moeten worden. Ook zien we regelmatig dat na een kritische tekortkoming ook de Inspectie Gezondheidszorg en Jeugd (IGJ) een bezoek brengt aan de kliniek. Dit is zeker geen gegeven maar wel iets dat wij in de praktijk vaak tegenkomen.
Oorzakenanalyse
Voor iedere tekortkoming dient de organisatie de oorzaak in kaart te brengen. Immers, pas als de oorzaak van de tekortkoming inzichtelijk is, kunnen de juiste maatregelen getroffen worden.
Plan van aanpak
Op basis van de oorzakenanalyse kan een plan van aanpak gemaakt worden. Zorg voor heldere doelstellingen en beleg verantwoordelijkheden. Stel strakke deadlines en bewaak deze actief. Zorg ervoor dat je overleggen en de voortgang van het plan van aanpak gestructureerd bijhoudt.
Voorkomen is beter dan genezen
In de praktijk zien wij dat een (kritische) tekortkoming veel impact heeft. Het is vaak een symptoom van onderliggende problemen. Wanneer het tot een (kritische) tekortkoming komt, betekent dit dat de organisatie aan de bak moet. Dit betekent vaak dat andere plannen, ambities en doelstellingen de ijskast in moeten en dat alle prioriteit ligt bij het oplossen van de (kritische) tekortkoming. Het is niet motiverend voor het team en de organisatie. Ons advies is daarom altijd om dit te voorkomen door niet alleen voorafgaand aan een audit tijd aan het kwaliteitsmanagementsysteem te besteden maar het hele jaar door.
Continu proces
Eerder schreven wij al over de Plan-Do-Check-Act cyclus en hoe dit de basis is van een kwaliteitsmanagementsysteem. Deze cyclus is een continu proces dat monitoring, bewaking en onderhoud vereist. Op het moment dat jouw kliniek elk jaar een paar weken voor de audit begint met voorbereiden, is de kans groot dat je achter de feiten aanloopt en dat je de potentie van het systeem niet benut.
Momentum
Het oplossen van tekortkomingen is niet alleen maar slecht nieuws. Vaak ontstaat er vanuit urgentie een momentum waarin veel kan, besluitvorming sneller verloopt, alle neuzen dezelfde kant op staan, er draagvlak is en de organisatie kan gaan vliegen. De tekortkoming werkt dan als een vliegwiel!
Hulp nodig?
Wil jij alles uit je kwaliteitsmanagementsysteem halen, voorbereid zijn op audits en tekortkomingen voorkomen? Neem dan contact op met Maud de Wildt. Ook als je hulp nodig hebt met een (kritische) tekortkoming, oorzakenanalyse of verbeterplan staat abaud je graag bij.
