Systematische bewaking, beheersing en verbetering van kwaliteit is op grond van de Wkkgz een vereiste voor elke kliniek. Doel hiervan is borgen van de veilige en goede zorg. De manier waarop je hier invulling aan geeft is aan jou als zorgaanbieder. Al impliceert deze eis wel dat er een systeem bij komt kijken. Voor veel klinieken gelden boven op deze eis aanvullende kwaliteitsnormen. De Plan-Do-Check-Act cyclus (PDCA), ook wel de kwaliteitscirkel van Deming ligt aan vrijwel alle kwaliteitsnormen ten grondslag en is opgenomen in het toetsingskader van de IGJ. Wat heeft de PDCA jouw kliniek te bieden?
De PDCA is een cyclus en beschrijft een continu proces van plannen, handelen, monitoren en evalueren. Idee achter deze cyclus is dat deze vier activiteiten op elk niveau in de organisatie voorkomen, in hoofdprocessen maar ook in kleinere deelprocessen. Zo is de cyclus toepasbaar op een enkele handeling zoals beschreven in een werkinstructie maar kan deze ook geïntegreerd worden in de aansturing van een organisatie. De naleving van de cyclus is een vliegwiel voor een continu verbetering.
Plan
De plan fase kun je zien als de tekentafel van je proces. Het is het denken voordat je gaat doen. Vragen die je in deze fase wil beantwoorden zijn:
- Wat wil je bereiken?
- Wat is het concrete doel?
- Hoe ga je dit realiseren?
In de plan fase stel je concrete en meetbare doelen voor jezelf. Vervolgens bedenk je uit hoe je straks aan de slag gaat: wat zijn de processtappen die je moet doorlopen en wat zijn de momenten waarop je monitort of je op de juiste weg bent voor de realisatie van je doelen? Waarbij je voor het ene proces een groot vel papier nodig hebt en voor het ander aan een post-it genoeg hebt.
Do
De do fase richt zich op de uitvoering volgens de processtappen die er in de plan-fase bedacht zijn. In deze fase ga je aan de slag. Zaak is om te handelen zoals afgesproken. Is er sprake van afwijkingen, registreer deze dan zodat je deze later kan gebruiken als input voor verdere verbetering.
Check
De check fase gaat over monitoring en controle. Je meet hoe je ervoor staat. Dit doe je aan de hand van de meetinstrumenten die je in de plan fase bedacht had. Dit kan op allerlei niveaus:
- Op organisatieniveau zijn kwartaalrapportages een veel gebruikt instrument.
- Ook kan een interne- of externe audit informatie bieden.
- Op niveau van een werkinstructie bijvoorbeeld voor medicatiebeheer kan een aftekenlijst van de controle van temperatuur in de koelkast informatie bieden
Hoe concreter je je doelen gesteld hebt, hoe makkelijker je deze fase doorloopt.
Act
De act fase gaat over evaluatie en bijsturing. Dit doe je op grond van de monitoring en de realisatie van je doelstelling. Mogelijk heeft jouw proces niet de gewenste uitkomst en slaag je er daarom niet in een doelstelling te behalen. Dan moet je terug naar de tekentafel en het proces of je doelstelling aanpassen.
In de praktijk
In de praktijk zien wij dat de Plan en de Do fase op niveau van het primair zorgproces over het algemeen goed doorlopen worden. Dit vertaalt zich bijvoorbeeld in het protocollair werken. Veel klinieken worstelen echter met de Check en de Act fase of met het verwerken van de gehele cyclus op strategisch niveau. Terwijl juist dit de stappen zijn die bijdragen aan de systematische kwaliteitsbewaking en waar je als kliniek actief gaat sturen op het realiseren van je doelstellingen.
‘Doe wat je zegt, zeg wat je doet en bewijs het’
Realiseer je dat het bij een audit of IGJ bezoek belangrijk is om de naleving van de PDCA aantoonbaar te maken. Zorg dus voor de juiste verslaglegging en documentatie van elke stap. Wil je meer weten over de kansen van kwaliteitsmanagement, lees dan ook dit artikel van ons eens door.
Meer weten?
Wil jij weten wat de PDCA cyclus jouw kliniek te bieden heeft of hoe je hiermee aan de slag moet. Neem contact op met Maud de Wildt.
