Is het kwaliteitsmanagementsysteem een blok aan je been? Voelt het handboek van jouw zorgonderneming als een onoverzichtelijke hoeveelheid documenten zonder samenhang en functie? Ervaar je jaarlijkse audits als een periode vol stress? Dan is de kans groot dat je de toegevoegde waarde die goed kwaliteitsmanagement biedt, laat liggen.
Met de juiste keuzes breng je de basis op orde
Goed kwaliteitsmanagement geeft overzicht, biedt medewerkers sturing en houvast, draagt bij aan optimalisatie van processen en brengt rust. Deze stabiele basis biedt organisaties de kans om te groeien en ambities te realiseren. De kunst is om het systeem zo in te richten dat het toegevoegde waarde creëert. Dat vereist kennis, kunde en onderhoud.
In de dagelijkse praktijk zien wij dat kwaliteitsmanagement ervaren wordt als een verplicht nummer, een moetje, dat zo lang het gaat erbij gedaan wordt door een (kostbare) zorgmedewerker. Kennis van de dagelijkse praktijk is belangrijk voor de wijze waarop het systeem gevuld wordt. Er gaat echter iets aan vooraf: het kiezen van de juiste structuur. Dat vraagt om expertise van kwaliteitsmanagementsystemen en dat gaat verder dan het schrijven van protocollen.
In control met de Plan-Do-Check-Act cyclus
De Plan-Do-Check-Act cyclus (PDCA) ligt aan de basis van deze structuur. De PDCA zorgt voor systematische planning, uitvoering, opvolging en verbetering van alles dat er speelt in jouw onderneming. Op basis van deze cyclus wordt aan alle verplichte elementen invulling gegeven; van handboek, infectiepreventie, medische technologie tot meldprocedure. In elk element komt de PDCA terug.
In veel organisaties zijn de Plan– en de Do-fase relatief goed ingevuld. De Check– en de Act-fase worden als lastiger ervaren. Terwijl juist in deze fase monitoring, opvolging en verbetering georganiseerd zijn, die ervoor zorgen dat je als directie in control bent. Dit zijn immers de fase waarin je reflecteert op je gestelde doelen en bijstuurt. Maar dit zijn ook de fase waarin de verbetering gerealiseerd wordt en waarin de potentie blijft liggen.
Continu proces
Een andere misvatting: als het kwaliteitsmanagementsysteem eenmaal staat, dan staat het. Niets is minder waar. Het systeem vraagt onderhoud. De PDCA is een cyclus en continu proces dat bijgehouden moet worden. Natuurlijk is de fase van implementatie vele malen intensiever dan de die van instandhouding, maar wie pas in actie komt voorafgaand aan een jaarlijkse audit komt bedrogen uit. Dit gaat een paar jaar goed maar de ervaring leert dat je daarna te maken krijgt met kostbare herstelwerkzaamheden, zeker wanneer je te maken krijgt met extern toezicht.
Een oplossing voor elke zorgonderneming
Wil jij een kwaliteitsmanagementsysteem waarmee je kunt sturen op kwaliteit en ervaren hoe je je onderneming hiermee naar een hoger plan tilt? Schaars zorgpersoneel weer inzetten in het zorgproces? Elk jaar voorbereid de audits in?
abaud kan je hierbij helpen o.a. met kwaliteitsmanagement op afstand. Wij zorgen voor een goed ingericht en onderhouden systeem:
- afgestemd op de processen in jouw kliniek of onderneming
- pragmatisch, geen poespas maar een degelijke basis
- proportioneel voor de omvang van jouw kliniek of onderneming
- op basis van de wettelijke verplichtingen en kaders
- gemiddeld 25% goedkoper dan een medewerker in vaste dienst.
Zodat jij weer kunt focussen op dat waarom je ooit bent gaan ondernemen in de zorg: focus op de patiënt.
Meer weten?
Wil je weten wat abaud kan betekenen om jouw onderneming met behulp van goed kwaliteitsmanagement naar een hoger plan te tillen of heb je hulp nodig bij het behalen van een certificering of structurele oplossing, neem contact op met Maud de Wildt.
