Een goede voorbereiding op een IGJ inspectiebezoek maakt het verschil tussen een rapport waar je bestuurlijk op kunt voortbouwen, en een rapport waarin tekortkomingen worden vastgelegd die later opgevolgd moeten worden. De Inspectie Gezondheidszorg en Jeugd (IGJ) bezoekt zorgaanbieders soms aangekondigd, soms onaangekondigd, in beide gevallen geldt dat voorbereiding op een IGJ inspectiebezoek loont. In dit artikel lees je wat de IGJ van je verwacht, hoe een toetsingskader werkt, wat een interne audit voorafgaand aan een bezoek oplevert, en hoe je tijdens het bezoek laat zien dat je bestuurlijk in control bent.
Aangekondigd of onaangekondigd, het verschil
De IGJ kondigt een inspectiebezoek meestal van tevoren aan. In de aankondigingsbrief staat de aanleiding, het onderwerp, de bedoelde duur en welke documenten je vooraf of bij aankomst moet kunnen tonen. Aangekondigde bezoeken bevatten echter vaak ook onaangekondigde onderdelen: tijdens het bezoek kunnen inspecteurs onderdelen toetsen die niet vooraf zijn aangekondigd, of meekijken op de werkvloer.
Een onaangekondigd bezoek komt voor in twee situaties: bij signalen of meldingen over mogelijke risico’s, en als de IGJ in zijn algemene risicogestuurde toezicht aanleiding ziet om de praktijk in actie te zien zoals die werkelijk is. Het verschil in bewijswaarde is daarbij relevant: wat de inspecteur op een onaangekondigd bezoek aantreft, wordt gezien als de dagelijkse praktijk. Dat is precies de toets waar de IGJ naar op zoek is.
Toetsingskaders: weet welk kader voor jou geldt
De IGJ werkt met toetsingskaders. Een toetsingskader beschrijft de onderwerpen, normen en thema’s waar inspecteurs aan toetsen tijdens een bezoek. Voor verschillende sectoren zijn verschillende kaders, bijvoorbeeld voor medisch-specialistische zorg, particuliere klinieken, GGZ, wijkverpleging, jeugdhulp en gehandicaptenzorg. Daarnaast zijn er thematische kaders, zoals voor medicatieveiligheid, het perioperatief traject of infectiepreventie.
Wie zich serieus voorbereidt op een inspectiebezoek, kent het toetsingskader dat op de eigen organisatie van toepassing is. Dat klinkt logisch, maar in de praktijk wordt deze stap vaak overgeslagen of ad hoc gedaan vlak voor het bezoek. Het toetsingskader is openbaar en raadpleegbaar via de website van de IGJ.
De waarde van een interne audit vooraf
Een interne audit is een gestructureerd onderzoek waarbij je toetst of de eigen organisatie voldoet aan de normen die ook door de IGJ gehanteerd worden. Twee redenen om dit niet te onderschatten:
- het levert een eerlijk beeld van waar de organisatie staat. Veel zorgaanbieders denken dat hun beleid en protocollen op orde zijn, totdat een audit laat zien dat documenten verouderd zijn, dat het VIM-systeem niet wordt gebruikt zoals bedoeld, of dat bekwaamheidsoverzichten ontbreken. Een audit maakt deze gaten zichtbaar voordat de IGJ ze constateert.
- een interne audit geeft je tijd om verbeteringen in te bedden in de praktijk. Borging is bij de IGJ een terugkerend toetsingscriterium. Een protocol dat een week voor het inspectiebezoek wordt vastgesteld voldoet niet aan de eis dat beleid ‘aantoonbaar en consequent in de praktijk wordt nageleefd’. Tussen vaststelling en borging zit tijd, en die tijd creëer je alleen door tijdig te auditen.
Voorbereiding IGJ inspectiebezoek: documentatie op orde
Bij de voorbereiding IGJ inspectiebezoek geldt: zorg dat de documentatie compleet, actueel en vindbaar is. De IGJ vraagt vaak vooraf, of bij aankomst, om documenten als beleidsplannen, jaarverslagen, kwaliteitsindicatoren, klachtenregister, calamiteiten- en VIM-meldingen, complicatieregistratie, BIG-registraties, scholingsoverzichten, bekwaamheidsoverzichten voor voorbehouden handelingen, protocollen en kwaliteitsindicatoren.
Belangrijker dan dat alle documenten bestaan, is dat de samenhang ertussen klopt. Als je beleidsdocument 2024 als datum heeft, je VIM-meldingen worden nog niet besproken, en je laatste bestuursverslag dateert uit 2022, dan is het voor een inspecteur snel duidelijk dat het systeem op papier bestaat maar niet leeft. Wat in de praktijk werkt is een document waarmee je laat zien hoe je beleid, registratie en bespreking met elkaar verbonden zijn, wat de PDCA-cyclus operationeel maakt.
Naast organisatiebrede documentatie kijkt de IGJ vrijwel altijd naar medische dossiers. Inspecteurs toetsen of het dossier voldoet aan de eisen uit de Wgbo, de KNMG-richtlijn medische dossiervoering en sectorspecifieke veldnormen. Wat zij willen zien is een dossier dat het zorgproces feitelijk reconstrueerbaar maakt: wie heeft wanneer welke beslissing genomen, op basis waarvan, en met welke uitkomst.
In de praktijk is er een paar terugkerende aandachtspunten die bij de voorbereiding IGJ inspectiebezoek extra aandacht verdienen. Informed consent moet aantoonbaar zijn vastgelegd in de decursus, inclusief besproken alternatieven, risico’s en, bij invasieve ingrepen, de bedenktijd van minimaal 24 uur. Indicatiestelling en preoperatieve risico-inschatting (waaronder ASA-classificatie en, waar van toepassing, delierscreening) moeten traceerbaar in het dossier staan. Bij voorbehouden handelingen moet duidelijk zijn wie de handeling heeft uitgevoerd op basis van welke bekwaamheid. Daarnaast controleert de IGJ standaard op vaste dossierelementen zoals regiebehandelaar, actueel medicatieoverzicht, MRSA/BRMO-screening, pijnscore, anesthesie- en OK-verslag, ontslagcriteria en batch- of lotnummers van gebruikte hulpmiddelen. De ontslagbrief moet bij operatieve ingrepen aan patiënt én huisarts worden verstrekt, ook bij cosmetische chirurgie zonder verwijzer. Het dossier moet uiteindelijk het zorgproces feitelijk reconstrueerbaar maken, en minimaal twintig jaar bewaard blijven.
Een interne dossiercheck, waarbij je een willekeurige selectie dossiers toetst aan een vaste set criteria, geeft snel inzicht in waar de praktijk afwijkt van de norm. Doe deze check ruim voor een aangekondigd bezoek, want dossierherstel achteraf is bewerkelijk en kan, afhankelijk van de aard, vragen oproepen over de integriteit van de registratie.
Voorbereiding op de werkvloer
De inspectie kijkt niet alleen naar documenten. Tijdens een rondgang let de inspecteur op zaken als handhygiëne, kledingvoorschriften, opslag van materialen, afvalverwerking, beveiligde opslag van geneesmiddelen, validatiestickers op apparatuur, en hoe medewerkers omgaan met richtlijnen en protocollen. Een rondgang door een collega-zorgaanbieder of een onafhankelijke auditor met de bril van een inspecteur op, geeft inzicht in wat een buitenstaander zou waarnemen.
Bereid ook je medewerkers voor: niet door antwoorden in te studeren, wat averechts werkt, maar door ze te informeren over wat ze kunnen verwachten, welke vragen kunnen komen, en hoe ze open en feitelijk kunnen antwoorden. Een medewerker die het VIM-systeem niet kent, of niet weet wie de Functionaris Gegevensbescherming is, kost punten. Een medewerker die eerlijk vertelt dat het systeem net is herzien en wat de stand van zaken is, levert juist vertrouwen op.
Bestuurlijk in control: hoe laat je dat zien?
In control zijn betekent dat je als bestuurder weet wat er speelt, hoe je dat monitort, en wat je doet als er iets niet goed gaat. De IGJ toetst dit niet alleen via documenten, maar vooral via gesprekken met de bestuurder. In dat gesprek let de inspecteur op:
- Kun je in eigen woorden uitleggen wat de belangrijkste risico’s binnen de organisatie zijn?
- Hoe weet je dat? Welke informatie monitor je structureel?
- Welke verbeteracties heb je in het afgelopen jaar in gang gezet, en wat hebben die opgeleverd?
- Wie heeft welke verantwoordelijkheid in de organisatie, en hoe is dat geborgd?
- Hoe organiseer je tegenkracht en reflectie, bijvoorbeeld via een Raad van Toezicht, een medische staf, intervisie of externe spiegelingen?
Een bestuurder die deze vragen beantwoordt vanuit een werkend systeem, niet vanuit afgeleverde documenten, maakt indruk. Dat geldt overigens niet alleen voor de bestuurder zelf: een goede voorbereiding zorgt ervoor dat ook andere leidinggevenden in de organisatie consistent en feitelijk kunnen vertellen hoe het werkt.
Tot slot
Een goede voorbereiding op een IGJ inspectiebezoek maakt het bezoek geen examen waarbij je geslaagd of gezakt bent, maar bepaalt wel hoe de inspectie ziet of je organisatie verantwoord en veilig zorg levert. Een goede voorbereiding bestaat daarmee uit drie lagen:
- de documentatie op orde,
- de werkvloer leefbaar in lijn met beleid en
- bestuurlijk kunnen vertellen hoe het geheel functioneert.
Wie deze drie lagen serieus neemt, gaat met meer rust en met een betere uitkomst de inspectie tegemoet.
Meer weten?
Wil je weten waar je organisatie nu staat, of wil je een interne audit laten uitvoeren als voorbereiding op een aangekondigd of mogelijk onaangekondigd inspectiebezoek? Neem contact op met abaud. Wij begeleiden zorgaanbieders met regelmaat in trajecten rond IGJ-toezicht en weten goed wat de inspectie wil zien, in inhoud, in toon en in onderbouwing. Of lees meer in onze andere artikelen over IGJ toezicht en inspectiebezoeken:
