Wat is een kwaliteitsmanagementsysteem in de zorg?
Een kwaliteitsmanagementsysteem (KMS) is het geheel van afspraken, documenten en werkwijzen waarmee een zorgorganisatie systematisch stuurt op goede en veilige zorg. Het maakt zichtbaar wat goed gaat, waar risico’s liggen en wat beter kan. In de praktijk bestaat het uit een kwaliteitshandboek, een proces voor meldingen en verbeteracties, een risico-inventarisatie, interne audits en een jaarplanning die deze onderdelen met elkaar verbindt.
Is een kwaliteitsmanagementsysteem verplicht volgens de Wkkgz?
De Wet kwaliteit, klachten en geschillen zorg verplicht elke zorgaanbieder om systematisch te werken aan de kwaliteit en veiligheid van zorg. De wet schrijft geen specifiek systeem of certificaat voor, maar wel dat je continu verbetert, risico’s beheerst en daarover verantwoording aflegt. Zonder een vorm van kwaliteitsmanagementsysteem is dat in de praktijk niet aantoonbaar te organiseren.
Wat is het verschil tussen een KMS en een kwaliteitshandboek?
Een kwaliteitshandboek is de verzameling protocollen, beleid en werkinstructies: het beschrijft hoe je werkt. Een kwaliteitsmanagementsysteem is groter dan dat. Het omvat ook de cyclus eromheen: doelstellingen, meldingen, verbeteracties, risicomanagement, audits en de directiebeoordeling. Een handboek zonder cyclus is een map met documenten; pas de cyclus maakt er een systeem van.
Wat is kwaliteitsmanagement als abonnement?
Bij een abonnement koop je geen eenmalig project, maar doorlopende ondersteuning. Wij richten het systeem in en blijven daarna betrokken met vaste kwaliteitsrapportages, gesprekken met directie of management, een periodieke interne audit, ondersteuning bij de directiebeoordeling en signalering van wijzigingen in wet- en regelgeving. Zo blijft het systeem actueel in plaats van te verouderen na de oplevering.
Wat doet een kwaliteitsadviseur?
Een kwaliteitsadviseur vertaalt wet- en normenkaders naar werkbare afspraken in jouw organisatie, bewaakt de kwaliteitscyclus en zorgt dat verbeteringen daadwerkelijk worden opgevolgd. Onze adviseurs bereiden de rapportages en gesprekken voor, voeren de interne audits uit en houden bij wat er verandert in wetgeving en toezicht. De inhoudelijke keuzes over het zorgproces blijven bij jouw organisatie.
Wat kost het?
De investering hangt af van de omvang van de organisatie, de bestaande inrichting en wat er nog moet worden opgebouwd. Tijdens een kennismaking brengen we eerst je uitgangssituatie in kaart. Daarna ontvang je een passend voorstel, zodat je vooraf weet waar je aan toe bent.
Hoe werkt de samenwerking?
Je hebt een vaste kwaliteitsadviseur als aanspreekpunt. Die bereidt de vaste momenten voor, voert ze met jullie en zorgt dat afspraken worden vastgelegd en opgevolgd. Tussendoor is er ruimte voor vragen die langskomen. Jullie leveren de organisatiespecifieke informatie en nemen de besluiten; wij zorgen dat de cyclus blijft draaien.
Nemen jullie het kwaliteitsmanagement helemaal over?
Nee, en dat zou ook niet moeten. Jullie blijven verantwoordelijk voor de kwaliteit van zorg en voor de besluiten die daarbij horen. Wij zijn de kwaliteitsfunctie op afstand: wij bewaken de cyclus, bereiden de momenten voor, voeren de interne audit uit en houden je scherp. De inhoud van je zorg blijft van jullie.
Kan abaud begeleiden bij HKZ, ISO 9001 of het ZKN-keurmerk?
Ja. We richten het kwaliteitsmanagementsysteem in op de norm die voor jou relevant is en zorgen dat de onderdelen die een auditor toetst aanwezig zijn en aantoonbaar zijn doorlopen. Ook bij externe audits kunnen we begeleiden; dat valt buiten het abonnement en spreken we apart af. Of certificering in jouw situatie zinvol is, bespreken we eerst.
Garanderen jullie dat we een certificaat halen?
Een certificaat wordt afgegeven door een externe auditor, niet door ons, dus dat kan niemand garanderen. Wat we wel doen is zorgen dat de onderdelen die de norm vraagt aanwezig zijn en aantoonbaar zijn doorlopen: interne audits, directiebeoordeling, risico-inventarisatie en opvolging van verbeterpunten. Daar lopen externe audits doorgaans op stuk.
Hoe houd je een kwaliteitsmanagementsysteem actueel?
Door de cyclus op vaste momenten te doorlopen in plaats van pas als er iets speelt. Concreet: periodiek rapporteren op je doelstellingen, meldingen en verbeteracties opvolgen met een eigenaar en een termijn, jaarlijks intern auditen, de risico-inventarisatie actualiseren en de uitkomsten samenbrengen in de directiebeoordeling. Wijzigingen in wet- en regelgeving verwerk je zodra ze zich voordoen, niet vlak voor de audit.
Moeten we met Qarebase werken?
In veel gevallen werken wij met Qarebase, omdat het de hele cyclus ondersteunt en aantoonbaarheid vanzelf ontstaat. Verplicht is het niet: een eventuele licentie sluit je rechtstreeks met de leverancier en die staat los van ons abonnement. Heb je al een ander systeem waar je tevreden over bent, dan kijken we of we daarin uit de voeten kunnen.
We zijn nog aan het opstarten. Is dit al zinvol?
Juist dan. Bij de start van een zorgorganisatie moet je de kwaliteitsstructuur toch inrichten, en het is aanzienlijk makkelijker om dat direct goed op te zetten dan om het later recht te trekken. Zie ook onze pagina over
het starten van een zorgorganisatie.
