New | bestuursondersteuning op afstand

governance en bestuur

bestuursondersteuning op afstand voor zorgorganisaties

Grip op bestuur, besluitvorming en governance.

abonnement bestuursondersteuning op afstand

Van de bestuursagenda en besluitvorming tot actiebewaking, governance en jaarplanning. Je krijgt een vaste bestuurssecretaris die de rechterhand van het bestuur is en zorgt dat bestuurlijke processen professioneel worden voorbereid, vastgelegd én opgevolgd.

plan een kennismaking
bekijk wat wij uit handen nemen

Wat je bestuurssecretaris organiseert

  • De bestuurlijke cyclus en de vergaderagenda
  • Besluitvorming, vastlegging en actiebewaking
  • Tijdige betrokkenheid van RvT, RvC en cliëntenraad
  • Bewaking van de jaarplanning en de deadlines
  • Signalering van relevante wet- en regelgeving

de aanleiding

je organisatie groeit, je bestuur moet meegroeien

In kleinere en groeiende zorgorganisaties komt bestuursondersteuning vaak terecht bij de bestuurder zelf, de directie-assistent, de officemanager of een kwaliteitsmedewerker. Dat gaat goed, totdat de besluitvorming complexer wordt en de behoefte aan een echte bestuurssecretaris zich aandient.

wat herken je het meest?







Plannen zonder ritme worden plannen zonder resultaat

De jaarplannen zijn er, maar in de waan van de dag verdwijnen ze naar de achtergrond. Er wordt gestuurd op wat vandaag urgent is, en aan het eind van het jaar blijkt dat een deel van de doelstellingen is blijven liggen. Niet door onwil, maar omdat niemand het bewaakt.

Wij zetten de doelstellingen op de bestuursagenda en houden ze daar. Elke vergadering komt de voortgang terug, met de acties die eraan hangen.

Wat wij doen
De jaarplanning wordt leidend voor de agenda, zodat sturen op koers vanzelf gaat.

Onduidelijke rollen kosten tijd en vertrouwen

Er is een bestuur, een intern toezichthoudend orgaan en medezeggenschap. Maar wie beslist wat, waar liggen de grenzen van de bevoegdheden en wanneer moet het toezicht wél of juist niet worden betrokken? Als dat onduidelijk is, worden besluiten onnodig herhaald of achteraf ter discussie gesteld.

Wij maken die rolverdeling expliciet en bewaken hem in de praktijk, zodat iedereen op het juiste moment aan tafel zit.

Wat wij doen
Heldere taken, bevoegdheden en betrokkenheid per gremium, vastgelegd en toegepast.

Zonder vergaderhygiëne verdwijnt de grip

Agenda’s worden laat rondgestuurd, stukken komen te laat, besluiten worden niet eenduidig vastgelegd en de actielijst wordt pas weer bekeken op de dag van de volgende vergadering. Het gevolg: kortetermijnwerk in plaats van sturing.

Wij bereiden de vergaderingen voor, leggen de besluitvorming juridisch correct vast en monitoren de actielijst een maand vóór de volgende vergadering, zodat er tijd is om nog iets te doen.

Wat wij doen
Voorbereiding, vastlegging en opvolging als vaste routine, niet als sluitpost.

Eén medewerker met twee petten is voor niemand goed

De collega die naast het eigen werk ook de vergadercyclus draait, functioneert in feite als ad-hoc bestuurssecretaris. Beide takenpakketten lijden eronder en de druk komt op één persoon te liggen. Valt die weg, dan valt de cyclus stil.

Wij nemen die rol over als vaste bestuurssecretaris op afstand, met twee contactpersonen vanuit abaud. Zo is de continuïteit niet afhankelijk van één agenda.

Wat wij doen
Een vaste bestuurssecretaris met achtervang, zodat je collega weer aan het eigen werk toekomt.

de rol van de bestuurssecretaris

de bestuurssecretaris neemt de regie over, niet het bestuur

Dat onderscheid is belangrijk. De bestuurder blijft besturen en beslissen. Wij zorgen dat het proces eromheen professioneel loopt: de agenda en de jaarcyclus, de stukken, de vergaderingen, de besluit- en actielijsten, de opvolging, de betrokkenheid van intern toezicht en cliëntenraad, de deadlines en de governance.

Dat betekent ook dat wij niet in jouw stoel gaan zitten. Wij signaleren, bereiden voor, leggen vast en herinneren. De keuzes blijven waar ze horen.

Zo houd jij als bestuurder ruimte voor koers, groei en goede zorg, terwijl de bestuurlijke basis staat.

wat je bestuurssecretaris doet

van vergaderen naar sturen

Het werk van een bestuurssecretaris is meer dan notuleren. Dit zijn de vier domeinen waarop wij de lead nemen. Klik erop voor wat dat concreet betekent.







De bestuurlijke cyclus

Het ritme van het jaar, in plaats van vergaderingen die per keer worden geïmproviseerd. Wij nemen het initiatief voor de agenda, in overleg met het bestuur en op basis van de jaarplannen, en zorgen dat alles op tijd bij de deelnemers ligt.

  • agenda voorbereiden op basis van de jaarplannen
  • uitnodiging en oproeping voor de vergaderingen
  • stukken tijdig verzamelen en verspreiden
  • aanwezig bij de vergadering, op locatie of digitaal
  • notulen en actielijst uitwerken

Besluitvorming en opvolging

Een besluit is pas een besluit als het navolgbaar is vastgelegd en er iets mee gebeurt. Wij bewaken de actielijst actief: een maand voor de volgende vergadering attenderen we het bestuur op wat er nog openstaat, zodat er nog tijd is om te handelen.

  • juridisch correcte vastlegging van besluiten
  • navolgbaar dossier van het besluitvormingsproces
  • monitoring van de actielijst tussen vergaderingen door
  • attenderen op openstaande acties en termijnen
  • formats voor terugkerende besluitvorming

Governance en verantwoordelijkheden

Wie moet wanneer worden betrokken? Wij bewaken het besluitvormingsproces en geven aan welk gremium op welk moment aan zet is: het intern toezicht, de cliëntenraad, de ondernemingsraad of de aandeelhoudersvergadering. Zo voorkom je dat een besluit achteraf niet houdbaar blijkt.

  • bewaken welk orgaan wanneer betrokken moet worden
  • taken, bevoegdheden en grenzen inzichtelijk houden
  • aansluiting op statuten en reglementen
  • afstemming tussen bestuur, toezicht en medezeggenschap
  • signaleren wanneer documentatie moet worden bijgewerkt

Strategie, risico en planning

De jaarplannen zijn het vertrekpunt van de agenda. Wij bewaken de planning, koppelen risico’s en verplichtingen aan de bestuurlijke agenda en attenderen op wijzigingen in wet- en regelgeving die gevolgen hebben voor je beleidsdocumentatie.

  • bewaking van de jaarplanning en de doelstellingen
  • risico’s en verplichtingen op de bestuurlijke agenda
  • signalering van gewijzigde wet- en regelgeving
  • duiding of aanpassing van beleidsdocumenten nodig is
  • voorbereiding van terugkerende verantwoording

het verschil

jij bestuurt, wij zorgen dat het bestuurlijke proces staat

Wat je ervoor terugkrijgt, is vooral wat je niet meer hoeft mee te maken.

Geen besluiten tussen wal en schip

Alles wat besloten is, is vastgelegd, belegd bij iemand en voorzien van een termijn.

Geen twijfel over wie erbij moet

Per besluit is duidelijk welk orgaan op welk moment betrokken moet worden.

Geen cyclus die afhangt van één persoon

Twee vaste contactpersonen vanuit abaud, dus continuïteit bij ziekte of vertrek.

Wel overzicht en rust

Een professionele governancebasis waarop bestuur en toezicht kunnen bouwen.

de afweging

wel de bestuurssecretaris, niet de volledige functie

Een ervaren bestuurssecretaris is goud waard, en precies daarom lastig te vinden en kostbaar in dienst te nemen. Voor veel zorgorganisaties is de functie wel nodig, maar een fulltime aanstelling te zwaar.

Zelf in dienst nemen

een volwaardige functie op de loonlijst

  • Lastig te vinden en vaak duur, want ervaren krachten
  • Een vast dienstverband en vaste lasten
  • Kwetsbaar bij ziekte, verlof of vertrek
  • Één persoon met één achtergrond en één netwerk
  • Voor kleinere organisaties zelden een volledige functie

Bestuursondersteuning op afstand

de bestuurssecretaris, zonder vaste lasten

  • Ervaren bestuurssecretarissen die de zorg begrijpen
  • Geen dienstverband, wel een vaste rol in je organisatie
  • Twee vaste contactpersonen, dus altijd achtervang
  • Toegang tot governance, finance, kwaliteit en HR
  • Per kwartaal opzegbaar, dus je zit nergens aan vast

De expertise van een consultant, de flexibiliteit van een interimmer en de betrouwbaarheid van een vaste medewerker. Dat is waar deze constructie op is gebouwd.

wat erachter zit

geen losse freelancer, maar een kantoor erachter

Je bestuurssecretaris hoeft niet alles zelf te weten. Loopt er een vraag binnen die specialistische kennis vraagt, dan schuift de collega aan die het antwoord heeft. Dat is het verschil met een zelfstandige die je inhuurt.

Governance en legal

Statuten, reglementen, toezichtskaders en de Governancecode Zorg.

Finance

Begroting, jaarrekening, stuurinformatie en de financiële verantwoording.

Kwaliteit en compliance

Wkkgz, kwaliteitsmanagement, certificering en toezicht door de IGJ.

HR

Werkgeverschap, medezeggenschap en de personeelskant van besluiten.

de start

zo start je bestuurssecretaris

Binnen een paar weken draait de eerste vergadering volgens de nieuwe opzet, met je vaste bestuurssecretaris aan tafel.

stap 1

Kennismaking

We spreken de mensen om wie het draait: bestuur, de voorzitter van het intern toezicht, de cliëntenraad en waar nodig de ondernemingsraad.

stap 2

Afspraken

We leggen de praktische kant vast: in welke omgeving we werken, hoe informatie wordt uitgewisseld en hoe we omgaan met vertrouwelijkheid en privacy.

stap 3

Documenten door

We nemen door wat er ligt: statuten, reglementen, het toezichtskader, recente notulen en actielijsten en de jaarplannen. Alles voor zover aanwezig.

stap 4

Eerste cyclus

We spreken de vergadercyclus voor het jaar af en bereiden de eerstvolgende vergadering samen met het bestuur voor.

daarnaast mogelijk

advies dat vaak uit de samenwerking voortkomt

Blijkt tijdens de samenwerking dat er iets structureel niet klopt, dan kunnen we dat oppakken. Dat valt buiten het abonnement en spreken we vooraf af.

plan een kennismaking

  • Toets of de juridische structuur nog passend is
  • Advies over de positionering van de verschillende organen
  • Opstellen of herzien van reglementen
  • Begeleiding bij het opstellen van een toezichtskader
  • Vastleggen van besluitvormingsprocessen
  • Formats voor een juridisch correcte vastlegging

voor wie

voor bestuurders die toe zijn aan een bestuurssecretaris

Bestuursondersteuning op afstand is er voor organisaties die groot genoeg zijn geworden voor formeel bestuur en toezicht, maar te klein voor een eigen bestuurssecretariaat in loondienst.

zelfstandige behandelcentra (ZBC)
klinieken
ggz-instellingen
cosmetische zorg
verpleeg-, verzorgings- en thuiszorg
startende zorgorganisaties
organisaties met een nieuwe RvT of RvC

veelgestelde vragen

goed om te weten

Wat doet een bestuurssecretaris precies?
Een bestuurssecretaris organiseert en bewaakt de bestuurlijke processen rond het bestuur en het intern toezicht. Dat begint bij de agenda en de vergadercyclus, maar gaat verder: het vastleggen van besluiten, het opvolgen van acties, het bewaken van de jaarplanning en het zorgen dat de juiste organen op het juiste moment worden betrokken. De bestuurssecretaris bestuurt niet zelf, maar zorgt dat besturen goed kán.
Kun je een bestuurssecretaris ook extern beleggen?
Dezelfde functie, maar niet in loondienst. Wij vervullen de rol als vaste externe kracht: we bereiden de vergaderingen voor, zijn erbij, werken de notulen en actielijst uit en bewaken tussentijds de voortgang. Je krijgt de expertise van een ervaren bestuurssecretaris zonder een fulltime functie op de loonlijst te zetten.
Wat is bestuursondersteuning op afstand?
Bestuursondersteuning op afstand betekent dat een externe partij de bestuurlijke processen van je organisatie organiseert en bewaakt, zonder dat er iemand op de loonlijst komt. Bij abaud vult een ervaren bestuurssecretaris die rol in: we bereiden de vergadercyclus voor, zijn bij de vergaderingen, leggen de besluitvorming vast en bewaken de opvolging en de jaarplanning.
Wat is het verschil tussen bestuursondersteuning en een bestuurssecretaris?
Bestuursondersteuning is de brede term voor alles wat het bestuur ontlast, van agendabeheer tot verslaglegging. Een bestuurssecretaris gaat verder: die bewaakt ook de besluitvorming, de governance en de betrokkenheid van intern toezicht en medezeggenschap. Onze bestuursondersteuning op afstand is op dat tweede niveau ingericht: je krijgt een bestuurssecretaris, ook wanneer je organisatie te klein is om er een in dienst te nemen.
Zijn jullie bij de vergaderingen aanwezig?
Ja, op locatie of digitaal, wat het beste past. Dat is ook waar de waarde zit: wie er niet bij zit, kan de besluitvorming niet goed vastleggen en kan tijdens de vergadering niet signaleren dat een besluit nog langs een ander orgaan moet.
Nemen jullie ook besluiten of verantwoordelijkheid over?
Nee. Het bestuur bestuurt en beslist, het intern toezicht houdt toezicht. Wij organiseren het proces daaromheen en signaleren wat er nodig is. Die scheiding houden we bewust scherp, ook omdat besluitvorming anders niet zuiver is vast te leggen.
Hoe verhoudt dit zich tot onze raad van toezicht?
Wij werken voor het bestuur en zorgen dat het intern toezicht krijgt wat het nodig heeft: tijdige stukken, heldere besluitvorming en duidelijkheid over wat ter goedkeuring of ter informatie wordt voorgelegd. In de praktijk merken toezichthouders vooral dat de vergaderstukken op tijd en compleet zijn.
Hoe lang zitten we eraan vast?
Het abonnement is per kwartaal opzegbaar. Dat is bewust: je moet kunnen stoppen als het niet past. In de praktijk is een jaar nodig om de cyclus echt te laten staan, omdat je dan alle terugkerende momenten een keer hebt doorlopen.
Wat kost het?
Dat hangt af van het aantal vergaderingen per jaar, het aantal organen dat erbij betrokken is en hoeveel er nog moet worden opgebouwd. In een kennismaking brengen we dat in kaart en daarna ontvang je een voorstel. De kosten liggen aanzienlijk lager dan een bestuurssecretaris in loondienst.
Wij hebben nog geen raad van toezicht. Is dit dan zinvol?
Vaak juist wel. Het moment waarop intern toezicht wordt ingericht is precies het moment waarop de bestuurlijke processen professioneler moeten. Wij kunnen die inrichting begeleiden en daarna de cyclus draaien, zodat de nieuwe raad vanaf de eerste vergadering goed wordt bediend.

aan de slag

weten wat een bestuurssecretaris voor jouw bestuur betekent?

Vertel ons in een gesprek van ongeveer dertig minuten hoe de bestuurlijke cyclus er nu uitziet, welke organen betrokken zijn en waar het schuurt. Je hoort wat een bestuurssecretaris in jouw situatie zou betekenen en hoe wij bestuursondersteuning op afstand aanpakken. Kosteloos en vrijblijvend.

plan een kennismaking
bel 030 207 27 00