Je hebt een definitief IGJ-rapport ontvangen met tekortkomingen, en de vraag waar je nu voor staat is helder: hoe maken we aantoonbaar dat we de geconstateerde tekortkomingen hebben opgelost? In dit derde artikel in onze IGJ-reeks zoomen we in op één instrument dat in vrijwel elk opvolg-traject een rol speelt: de audit na een IGJ-rapport. Je leest wanneer de IGJ een audit vraagt en wanneer een verbeterplan volstaat, waarom een audit ook waardevol is als de inspectie hem niet expliciet eist, en wat een audit-rapportage moet bevatten om als bewijs te dienen.
In het eerste artikel lees je hoe je je voorbereidt op een aangekondigd of onaangekondigd inspectiebezoek. Het tweede artikel beschrijft welke handhavingsmogelijkheden de IGJ heeft, van conceptrapport tot eventuele sluiting. Dit derde artikel begint waar het definitieve rapport ligt en de opvolging start.
Wat de IGJ verstaat onder aantoonbaar herstel
Bij geconstateerde tekortkomingen wil de IGJ niet alleen weten dat je iets doet, maar dat het werkt. Drie vragen lopen door de hele opvolg-fase: welke maatregel is genomen, hoe weet je dat de maatregel in de dagelijkse praktijk wordt nageleefd, en welk bewijs heb je daarvoor? Dat laatste woord is doorslaggevend. Een protocol dat is aangepast bewijst niets over de werkvloer. Een werkinstructie die is rondgestuurd bewijst geen borging. Bewijs ontstaat als je laat zien dat de aangepaste werkwijze in het dossier, in de uitvoering en in de cultuur is geland.
Twee soorten vervolgmaatregelen die de IGJ oplegt
De vorm waarin de IGJ aantoonbare opvolging eist verschilt per zorgaanbieder. In de praktijk zien we twee patronen.
- In sommige gevallen vraagt de inspectie om een verbeterplan met aantoonbare verbetering per maatregel. De zorgaanbieder stelt een SMART geformuleerd plan op, voert de maatregelen uit, en levert binnen een termijn een resultaatverslag aan waarin per maatregel is onderbouwd wat is gedaan en wat het resultaat is. Soms volgt daarna nog een vervolginspectiebezoek, eventueel in samenwerking met een andere toezichthouder zoals de Nederlandse Zorgautoriteit. De IGJ blijft dicht bij het traject.
- In andere gevallen volstaat een interne of externe audit nadat de zorgaanbieder de maatregelen zelf heeft weggewerkt. De zorgaanbieder lost de tekortkomingen op, en toont via een audit-rapportage aan de inspectie aan dat het herstel werkt in de dagelijkse praktijk. De audit fungeert als afsluiter van het traject.
Welke vorm de IGJ kiest hangt af van het toetsingskader, de aard en zwaarte van de tekortkomingen, en het vertrouwen dat de inspectie heeft in de bestuurlijke regie van de organisatie. Wat in beide vormen geldt is dat de IGJ het herstel ook bewaakt via het risicotoezicht, met onaangekondigde vervolgbezoeken als achtervang.
Waarom een audit het passende instrument is
Een interne of externe audit is in de opvolg-fase na een IGJ-rapport vaak het meest passende instrument om aantoonbaarheid te organiseren, of die nu door de IGJ is geëist of niet. Een audit toetst gestructureerd of de getroffen maatregelen niet alleen op papier bestaan, maar daadwerkelijk werken in de dagelijkse praktijk. Voor de IGJ is dat het soort onderbouwing dat aansluit bij hun eigen toetsingsmethodiek.
Een audit doet drie dingen tegelijk die andere instrumenten niet doen:
- Objectiveren. Een onafhankelijke auditor toetst aan een vaste set criteria. De uitkomsten zijn niet kleurbaar door de organisatie zelf, en juist die onafhankelijkheid maakt het bewijs sterk in een IGJ-traject.
- Structureren. Een goede audit wordt vastgelegd in een rapportage die per tekortkoming laat zien wat is gedaan, wat is geconstateerd in de praktijk, en welke restpunten er nog liggen. Dit document kun je rechtstreeks gebruiken in je opvolging richting de IGJ, of het nu om een resultaatverslag of om een audit-eis gaat.
- Versnellen. Een externe auditor met IGJ-ervaring stelt scherpe vragen die intern soms niet meer worden gesteld. Daar waar een interne controle blinde vlekken heeft, dwingt een externe audit een eerlijke spiegel.
Ook waardevol als de audit niet expliciet wordt geëist
Voor zorgaanbieders die van de IGJ alleen een verbeterplan en resultaatverslag krijgen, lijkt de directe noodzaak voor een audit afwezig. Toch kiezen veel bestuurders bewust voor een interne of externe audit, juist in de fase tussen het rapport en het resultaatverslag of het vervolgbezoek. Drie redenen.
Een audit-rapportage geeft een onafhankelijke onderbouwing van wat er feitelijk is veranderd in de praktijk, niet alleen op papier. Bij een vervolginspectiebezoek of bij beoordeling van een resultaatverslag is dat het soort onderbouwing dat het verschil maakt tussen “het bestuur zegt dat het beter gaat” en “een onafhankelijke partij heeft vastgesteld dat het beter gaat”. Voor de IGJ weegt het tweede zwaarder.
Een audit-document werkt ook in andere gesprekken die parallel ontstaan. Een Raad van Toezicht die zekerheid wil over het herstel, een tweede toezichthouder die meekijkt op bedrijfsvoering of governance, een zorgverzekeraar die contractvoorwaarden heroverweegt, allemaal lezen hetzelfde document. Eén audit, meerdere doelen.
En een audit dwingt het bestuur om de eigen organisatie eerlijk te laten beoordelen. In rapporten waarin “het bestuur is onvoldoende in control” of een variant daarvan als bevinding staat, is een onafhankelijke audit precies het instrument waarmee een bestuurder in een paar maanden kan laten zien dat zij control terugneemt. Het is een vorm van zelfgekozen tegenspraak die de IGJ in toenemende mate als kwaliteitskenmerk weegt.
Interne audit of externe audit: wat past bij jouw situatie?
Of een interne audit volstaat of een externe audit nodig is, hangt af van een paar factoren: de aard en zwaarte van de tekortkomingen, de mate waarin de IGJ heeft aangedrongen op onafhankelijke toetsing, en de capaciteit en onafhankelijkheid van je eigen kwaliteitsfunctie.
Bij beperkte, goed afgebakende tekortkomingen op een organisatie met een sterk ingerichte interne kwaliteitsfunctie kan een interne audit voldoen. Bij zwaardere tekortkomingen, bij een lopende aanwijzing of verscherpt toezicht, of als de eigen kwaliteitsfunctie te dicht bij de uitvoering staat om onafhankelijk te toetsen, is een externe audit vrijwel altijd te prefereren. De bewijswaarde is hoger, en het signaal richting de IGJ is dat je de opvolging serieus neemt.
In de praktijk zien we ook combinaties: een externe audit op de zwaarste tekortkomingen, een interne audit op de overige punten, of een externe audit in jaar één gevolgd door interne audits in opvolgjaren onder externe begeleiding.
Een audit als sluitstuk van de PDCA-cyclus
Een audit-rapportage die werkt in een IGJ-traject heeft een aantal vaste elementen. Per tekortkoming uit het IGJ-rapport een beschrijving van de getroffen maatregel, een toetsing in de praktijk (steekproef in dossiers, observatie op de werkvloer, interview met betrokken medewerkers), een conclusie of de maatregel werkt, en eventuele restpunten met een vervolgactie. Het rapport eindigt met een bestuurlijke samenvatting die je rechtstreeks kunt overleggen aan de inspecteur.
Inhoudelijk sluit een audit naadloos aan op de PDCA-cyclus waarmee je je kwaliteitssysteem stuurt. Plan en Do zijn de fase waarin je herstelmaatregelen ontwerpt en implementeert. Check is de audit zelf: een onafhankelijke toetsing of de maatregelen werken in de dagelijkse praktijk. Act is wat volgt op de auditbevindingen: bijsturen op restpunten en borgen wat goed loopt. In ons artikel over de interne audit als instrument van kwaliteitsmanagement lees je hoe deze cyclus structureel werkt, ook los van een IGJ-traject.
Bij de planning van de audit telt één praktische werkelijkheid: je schikt je naar de doorlooptijd die de IGJ in haar rapport heeft opgelegd. Tussen die deadline en het moment waarop je herstelmaatregelen geïmplementeerd zijn, moet voldoende tijd zitten om aantoonbaar te kunnen vaststellen dat het beleid in de praktijk wordt nageleefd. Een protocol dat een week voor de audit is vastgesteld, voldoet niet aan de eis dat beleid consequent wordt toegepast. Plan dus terug vanuit de IGJ-deadline, en houd voldoende ruimte tussen implementatie en audit voor borging in de praktijk. Dat betekent in de praktijk dat de opvolging van maatregelen vanaf dag één bestuurlijke prioriteit moet krijgen. Tijd is hier geen luxe: elke week die ongebruikt verstrijkt, gaat af van de borgingsperiode die je later nodig hebt om aantoonbaar herstel te kunnen tonen.
Bredere context: hoe een audit doorwerkt in een IGJ-traject
Als opvolging onvoldoende is, of als de aard van de tekortkoming daarom vraagt, kan de IGJ verschillende handhavingsinstrumenten inzetten, van verscherpt toezicht tot beëindiging van zorgactiviteiten. In ons tweede artikel in deze reeks lees je hoe het handhavingsinstrumentarium werkt en wanneer welk middel wordt ingezet. Voor de opvolging van een rapport met tekortkomingen is hier vooral relevant dat een onderbouwde audit-rapportage in alle escalatieniveaus in je voordeel werkt: bij een vervolginspectie, bij beoordeling van een resultaatverslag, en als verweer tegen zwaardere middelen.
Tot slot
De opvolging van een IGJ-rapport draait om twee dingen: maatregelen nemen die de tekortkomingen daadwerkelijk oplossen, en aantoonbaar maken dat die maatregelen in de dagelijkse praktijk zijn geland. Een audit na een IGJ-rapport is voor veel zorgaanbieders het instrument dat die aantoonbaarheid op het niveau brengt dat de IGJ vraagt, of als de IGJ er niet expliciet om vraagt, het bestuur het zelf op het niveau brengt dat in vervolgcontacten met de inspectie en andere toezichthouders standhoudt.
Meer weten?
abaud begeleidt zorgaanbieders bij IGJ-trajecten van conceptrapport tot afsluiting. Wij voeren interne en externe audits uit voor particuliere klinieken, cosmetische klinieken, GGZ-aanbieders, VVT-instellingen en aanbieders van preventieve gezondheidsonderzoeken, specifiek ingericht op de aantoonbare opvolging van IGJ-tekortkomingen. We leveren een audit-rapportage die je rechtstreeks kunt gebruiken in je opvolging richting de inspectie. Heb je een rapport met tekortkomingen ontvangen, of wil je oriënterend kennismaken? Neem contact op met abaud voor een vrijblijvend gesprek of lees onze andere artikelen over dit onderwerp:
